För ganska länge sedan hörde jag uttrycket:

”Det är inte att ha mycket att göra som stressar dig, det är tanken på att ha mycket att göra som stressar dig!”

Har tyvärr glömt vem som sa det, vet du? Hojta till så kan jag ära den som äras bör! Tack på förhand!

Ovan låter ju väldigt logiskt.

Det är också något jag kan relatera till. Väldigt mycket…

Tidigare har jag varit en mönsterelev vad gäller att skapa ”att göra”-listor… inte bara en, inte bara två… massor att av olika listor på olika ställen för olika ändamål, privat, på jobbet, att handla, för intresset, för ett projekt, för… ja, alla möjliga olika saker.

Har de hjälpt mig då? Ja, till viss del har de gjort det. Ur perspektivet att ”tömma hjärnan” för att jag ska slippa gå runt och försöka komma ihåg allt jag ska göra. Men det har också skapat en hel del stress över att se alla dessa ”att göra”-listor och se hur många olösta uppgifter jag har framför mig att göra. Som ett berg som inte går att bestiga.

Därför började jag intressera mig lite för det här med att hantera uppgifter på ett vettigt sätt, och ju mer jag började lyfta på stenar och fundera över saken, desto mer information, tips och tricks hittade jag.

Det finns många olika sätt att tänka, och ännu fler metoder att använda, men jag tänker att jag får återkomma till det lite längre fram.

Men den grundläggande insikten (för mig) blev ungefär så här:

När jag har en uppgift som är min att utföra behöver jag:

• Ta reda på vad det är jag ska göra?
• Bestämma när jag ska göra den.
• Tänka ut hur jag ska göra den.
• Veta var jag ska göra den.

När jag tar reda på vad det är jag ska göra så är jag ute efter att definiera det så konkret jag kan.

• Jag ska tanka bilen.
• Jag ska olja trädäcket på framsidan.
• Jag ska posta födelsedagskortet till min kusin.

När jag ska besvara frågan när så är det bra att sätta det i en kontext, jag bör tanka bilen innan bensinen är slut, eller innan jag ska ut på den där längre bilfärden, eller efter jag har varit ute på bilfärden så jag är redo för nästa. Vad gäller födelsedagskortet kan det ju vara bra att räkna baklänges från kusinens födelsedag, hur många dagar det tar för posten att leverera kortet för att sedan veta vilken dag jag senast bör posta kortet.

Hur:et kan vara enkelt, som i fallet med att tanka bensin, då bör jag ha med mig bilen till en plats som säljer bensin, vilket utesluter att jag cyklar till bion eller åker buss till köpcentrat. Jag måste ta bilen till lämpligt ställe. När det gäller olja trädäcket så kan jag välja med olika typer av oljor och om jag ska göra det med pensel eller använda annan appliceringsteknik. Mina beslut (eller andra givna förutsättningar) kan hjälpa till med hur:et.

Var kan också vara givet, bilen är ju lämplig att tanka på en bensinmack, trädäcket är lämpligt att olja på plats där det ligger, medans postandet av födelsedagskortet kan göras på ett flertal olika ställen.

Ibland tar jag hjälp av att tänka på om en uppgift är en ensam entitet (en huvuduppgift) eller en uppgift som kan utföras i ett flöde.

En ensam uppgift skulle kunna vara att olja trädäcket.

Detta skulle kunna bli en kalenderbokning som ser ut ungefär så här:

På lördag (datum) mellan klockan 10:00 och 14:00 ska trädäcket oljas. Plats: Hemma.

I kalenderbokningen skulle det kunna ligga en länk till en instruktionsvideo hur man gör, det skulle kunna ligga en inköpslista att köpa pensel och olja (båda dessa saker är också lämpliga att boka in som egna kalenderuppgifter).

Ett flöde skulle då kunna vara:

På Torsdag (datum) efter jobbet (ca 17:00) åker jag till affär X och köper olja och pensel, på vägen hem passerar jag brevlådan vid affären och tankar bilen på macken bredvid.

Detta blir då ett flöde ur två perspektiv, dels att flera ensamma ”att göra”-uppgifter utförs tillsammans i ett flöde, dels att det finns ett beroende mellan uppgifterna ”att köpa pensel och olja” och ”att olja trädäck”. Om olja och pensel inte finns hemma på Lördag när det är dags att börja olja så blir det svårt att börja olja. Däri består det andra perspektivet på flöde.