Fem roller i symbios

• Processägare
• Tjänsteägare (eller produktägare)
• Systemägare
• Drift
• Utförare

Strategi

Strategi eller uppdragsbeskrivning beslutas.

Beslut, uppdrag, mandat och andra förutsättningar överlämnas till tjänsteägare och processägare.

Ett paketerat beslut om VAD som ska göras (till Tjänsteägaren) och VEM som ska göra det och NÄR det ska göras (till Processägaren).

Det är bra om det även framgår VARFÖR det ska göras, men det är inte tjänsteägarens eller processägarens ansvar att besluta om VAD eller VARFÖR.

Processägare (VEM & NÄR)

Processägarens uppgift är att säkerställa att allt som behöver göras faktiskt blir gjort.

Processägaren utser ett antal utförare som ska utföra en uppgift och berättar när den uppgiften ska göras.

Processen är helheten som ser till att allt blir gjort i ett enhetligt flöde och på ett enhetligt sätt genom hela bolaget och att samtliga utförare hanterar sin uppgift på samma sätt.

Tjänsteägarens uppdrag (VAD)

Tjänsteägaren tar emot ett uppdrag VAD som ska göras. Både från fattat beslut kring strategi och utifrån de krav som kommer från olika processer.

Tjänsteägaren kravställer på teknik och system och är den som ansvarar för kravställan, omvärldsbevakning och koordinering kring tjänster och kan hitta synnergier med andra tjänsteägare inom bolaget.

I tjänsteägaansvaret ligger också att vidareutveckla och hämta in feedback från organisationen.

Tjänsteägaren kan initiera upphandlingar av leverantörer av både teknik och/eller system.

Tjänsteägaren är troligen en avtalsägare/avtalsuppföljare för ramavtal som löser ett VAD till bolaget.

Systemägarens uppdrag (HUR & VAD)

Som ägare av ett system är uppdraget att:

• se till att systemet är uppe och snurrar och felanmäla om något inte fungerar
• licenser och användare är upplagda rätt
• det finns ett centralt bestämt sätt att utföra uppgifter i systemet
• Utförare har rätt rutiner och kompetens att utföra sin uppgift i systemet
• Vara eskalationspunkt för utförare som behöver hjälp och stöttning i hur uppgiften ska göras i systemet
• Vara systemleverantörens kontaktyta in till bolaget
• Vara bolagets kontaktyta till systemleverantören
• Återkoppla till tjänsteägaren vid förändringar eller förbättringsmöjligheter
• Vara bollplank till tjänstegärare och processägare vid förändringar i tjänster / processer

Driftorganisationens uppdrag (HUR & VAD)

Driftens uppgift är att:

• säkerställa tekniska driften
• ansvara för service och underhåll (förebyggande) – kan också läggas ut på utförare utanför driften
• det finns ett centralt bestämt sätt att utföra uppgifter med tekniken
• utförare har rätt rutiner och kompetens att utföra sin uppgift med tekniken
• vara eskalationspunkt för utförare som behöver hjälp och stöttning i hur uppgiften ska göras med tekniken
• återkoppla till tjänsteägaren vid förändringar eller förbättringsmöjligheter utifrån ärendestatistik och återkommande fel

Utförares uppdrag

Den som är utförare behöver veta:

• Vad som ska göras (kommer från strategibeslut, process, driftperspektiv eller systemperspektiv)
• När det ska utföras (kommer från process)
• Hur uppgiften ska utföras (följa rutin från drift/systemägare)
• Var det ska eskaleras om rutinen inte löser uppgiften, exempelvis
  • Eskalera till systemägare
  • Eskalera till drift
  • Lägga ärende eller felanmäla till intern funktion eller avtalspart
• Återkoppla till Processägare/Drift/Systemägare (de som är ansvariga för vad) vid förändringar eller förbättringsmöjligheter

En utförare kan sitta i driften, vara systemägare, en medarbetare eller extern avtalspart som har en uppgift att utföra inom någon process.

Samspelet – en cirkulär symbios

De olika ”hattarna” processägare, tjänsteägare, systemägare, drift och  utförare är ett samspel där en eller flera hattar kan sitta på en och samma individ, eller vara helt utspritt över olika delar av bolaget.

Det är ett cirkulärt flöde där olika ansvarsområden täcks in och det finns tydliga gränsdragningar för vem som ska ta vilket ansvar.

Vem äger data i ett system?

Enligt den här modellen, vem äger data?

Min åsikt är att det är Processen och processägaren som också äger data. Det är i processen data används och hanteras, det är i processen det behöver förändras för att återspegla verkligheten.

Systemet är ”bara” platsen data sparas och hanteras.

Tjänsten har ett beroende till att data finns och kan kravställa vilken data som behöver finnas.